Зміст
Успішні адміністратори можуть вирішувати багато завдань, надаючи позитивне перше враження гостям, відвідувачам і потенційним співробітникам компанії. Будь то в малому бізнесі або в багатонаціональній корпорації, належні організаційні навички можуть бути ключем до підтримки хорошого прийому. Хороші організаційні ідеї спрощують рутинні завдання та покращують гостинність.
Короткий довідник
Створіть швидкі довідкові посібники для звичайної інформації, як-от часто використовувані телефони, офісні номери та розширення. Розділіть ці напрямні на ламіновані папки для зручності та швидкого використання. Зберігайте їх у організованих файлах, коли вони не використовуються. Розгляньте можливість збереження додаткових копій для надання на запит. Посібники зроблять вас більш ефективними і допоможуть прискорити рутинні завдання, такі як передача дзвінків.
Основні зобов'язання
Складіть список запланованих візитів на день, організованих за розкладом. Вкажіть ім'я особи, про яку ви повідомляєте про прибуття. Це дозволить налаштувати вітальні фрази для відвідувачів. Наприклад, коли приїжджає гість, ви можете сказати: "Ласкаво просимо, містер Сміт, місіс Соуза чекає зустрічі". Такий прийом дозволяє гостю відчувати себе більш заохочуваним і може допомогти поліпшити результати зустрічі. Персоналізований прийом особливо корисний для співбесіди. Якщо потенційний працівник почуває себе добре, він або вона буде більш розслабленим для вашого інтерв'ю, маючи більш сприятливий шанс працювати в компанії.
Планування інтервалів
Переконайтеся, що у вас є підтримка, щоб покрити його з інтервалом або в дні, коли ви хворі. Створіть нотатки, які охоплюють основні обов'язки та функції, які можна передавати будь-кому, хто замінює вас. Ви можете створити систему ротації для тимчасової заміни між різними відділами вашої компанії. Це дасть вам більше контактів з різними частинами компанії, що полегшить вирішення проблем у майбутньому.
Скрапбукінг
Створіть дошку оголошень для компанії, підкресливши позитивні новини та діяльність компанії. Оновіть їх, коли у вас є вільний час, покладіть їх у зону очікування, щоб відвідувачі могли подивитися. Це буде конструктивним способом для відвідувачів пройти час, поки вони чекають своїх призначень, а також допоможуть їм ознайомитися з компанією. Завдяки зайнятості гостей, ви можете зосередити свою увагу на інших завданнях і телефонних дзвінках, що підвищує вашу ефективність.
Прохолодні напої
Тримайте напої під рукою. Встановіть невеликий холодильник для зберігання холодних напоїв під робочим столом або в зоні очікування. Поруч з окремою їдальнею також можна замовити цукор і підсолоджувач. Покладіть блюдо з випічки на стійку прийому або миску цукерок. Відпочиваючи поруч, ви зможете привітати гостей компанії, не виходячи з стійки реєстрації.
