Зміст

• Процедура перша: Внесення коштів
• Процедура друга: Дослідження
• Процедура третя: Зверніться до відділу продажів
• Процедура четверта: Конкретний рахунок
• Процедура п’ята: Зв’яжіться зі споживачем
• Процедура шоста: Нові квитанції

Багато компаній працюють не лише з грошима, а тому вносять записи дебіторської заборгованості в свої книги. Це цінності, які клієнти винні компанії, і, як правило, визнаються доходом у звіті про прибутки та збитки. Цей процес може бути складним, і часто отримані гроші не можуть бути легко переведені на рахунок клієнта. Процедури в цій галузі визначають методи для впорядкування цієї роботи.

Процедура перша: Внесення коштів

Внесіть усі чеки та готівку в систему дебіторської заборгованості, навіть якщо їх неможливо ідентифікувати. Також оперативно обробляйте платежі за допомогою кредитної картки. Ви можете зробити запис на депозитному листі невідомим чеком, щоб задокументувати операцію. Копії депозитних квитанцій зазвичай надаються в Інтернеті, але це не стосується предметів, що входять до депозиту. Зробіть копії предметів, які неможливо відразу ідентифікувати, та подайте їх за датою отримання.

Процедура друга: Дослідження

Візьміть файл із найдавнішими предметами і спочатку працюйте над ними. Спробуйте знайти подібні імена в системі. Можливо, ім’я клієнта було введено неправильно. Ви можете шукати всі відкриті рахунки-фактури, які відповідають сумі платежу або іншим спеціальним деталям. Деякі бухгалтерії мають файли з невстановленими елементами, які були вирішені, тому, якщо ви отримаєте ще один чек від того самого замовника, вам не доведеться витрачати свій час на питання ідентифікації.

Процедура третя: Зверніться до відділу продажів

Зверніться до торгового персоналу та отримайте інформацію про платежі, у яких немає кореспондента в системі. Оскільки дебіторська заборгованість виникла у відділі продажів, продавці можуть допомогти вам, надавши деяку корисну інформацію. Гроші можуть бути платою за продаж, який ще не визнаний, і, якщо це так, відділу продажів потрібно ввести суму дебіторської заборгованості в систему. Якщо ви дізнаєтесь, які кошти були отримані за продаж, не пов’язаний з відділом продажів, повідомте про це залученому відділу та менеджеру бухгалтерії.

Процедура четверта: Конкретний рахунок

Створіть конкретний обліковий запис головної книги, який буде використовуватися для невідомих квитанцій. Цей рахунок часто створюється як пасив із залишком кредиту. Коли ви отримуєте невідомий платіж, ви дебетуєте гроші та зараховуєте рахунок невідомих квитанцій. Після того, як ви визначили, до якого споживача відноситься сума, ви можете змінити записи та ввести рахунок дебіторської заборгованості. Крім того, ви можете використовувати кредитну записку для кредитування дебіторської заборгованості та для погашення зобов’язань.

Процедура п’ята: Зв’яжіться зі споживачем

Якщо квитанції не вдається знайти у відділі продажів, наступним кроком є ​​зв’язання із замовником та спроба отримати детальну інформацію про продаж. Іноді власник малого бізнесу може придбати щось на своє ім’я, але платити чеком від компанії, не маючи аналога на жодному рахунку. Якщо телефонного номера немає в чеку, можливо, вам доведеться скористатися Інтернетом, щоб знайти контактну інформацію. Переконайтесь, що у вас є чек або копія чека під час спілкування з клієнтом, щоб ви могли надати якомога більше інформації.

Процедура шоста: Нові квитанції

Якщо через розумний час ви все ще не можете знайти клієнта у вашій системі, попросіть дозволу контролера створити нову дебіторську заборгованість у системі. Потім додайте примітку про ситуацію та прив’яжіть чек до цього нового рахунку. Залежно від суми чека, немає сенсу витрачати більше години на спроби поповнити належний рахунок. Якщо у вас багато цих предметів, зустрініться з торговим персоналом, щоб визначити, що стоїть за цією проблемою, і спробуйте її вирішити.