Зміст
Традиційне архівування паперу було в основному замінено або полегшено шляхом зберігання файлів у базах даних на комп’ютері. У традиційного архівування є переваги та недоліки. Хоча паперові файли є у вас під рукою і легко доступні, вони також займають багато місця та марнотратства паперу. Визначення того, чи підходить вам традиційна система подання документів, залежатиме від вашого бізнесу. Юридичні фірми та компанії, які мають медичну документацію, можуть мати файли, які швидко змінюються та зростають, тому традиційне подання паперу - єдиний ефективний спосіб не відставати від щоденних розробок.
Легкий доступ
До традиційної організації файлів легко отримати доступ. Файли фізично знаходяться в центральному місці. Якщо ви нічого не можете знайти, ви можете витратити час, щоб переглянути кожен файл, поки не знайдете саме те, що шукаєте. Можливість переглядати, торкатися та читати ваші файли завжди може допомогти вам подумати про те, як впровадити нові аспекти вашого бізнесу.
Легко зрозуміти
Традиційні системи подання документів, як правило, легко зрозуміти. Архіви можуть бути організовані різними способами, в тому числі за алфавітом, за темою чи компетенцією, чисельно, за датою, місцем або в порядку важливості. Навіть якщо ви спочатку не розумієте, якою системою подання документів слід користуватися, ви можете це дізнатись, здійснивши пошук в архівах та звернувши увагу на визначення факторів.
Застарілий
З іншого боку, традиційне архівування файлів у багатьох організаціях замінено комп’ютером. Більше компаній сканує та завантажує свої файли на офісні комп’ютери. За допомогою цього методу працівники зможуть миттєво знаходити файли та завантажувати їх за допомогою програмного забезпечення пошукової бази даних, заощаджуючи час та підвищуючи продуктивність.
Важкий захист
Традиційне архівування файлів не має належного захисту. Пожежі чи інші стихійні лиха можуть знищити файли, що може призвести до втрати бізнесу. Резервне копіювання традиційних файлів вимагає часу та займає години копіювання, маркування та повторного архівування.
Брак місця та ефективності
Традиційна організація файлів може вийти з-під контролю. Кількість файлів для впорядкування зростає разом із вашим бізнесом; це може стати головним болем, коли справа стосується пошуку місця для всіх паперів. Ефективне архівування предметів також може стати проблемою.
