Зміст

• Рішення
• Елементи дії
• Правові вимоги
• Визначення секретаря
• Стилі

Зустрічі з добре документованими протоколами є більш ефективними та ефективними, ніж без такого запису. Відслідковуються рішення і відслідковуються заходи, які відповідають за них. Описані суттєві елементи дискусії, щоб люди, які не були присутні на засіданні, могли легко дізнатися, що сталося, не витрачаючи часу на нові зустрічі. Створюючи хвилини, ви додасте хороші речі до своєї репутації для чудових зустрічей.

Здійснення протоколів засідань робить їх більш ефективними (Ручка з чорнилом і зображення органайзера від Kehrmann від Fotolia.com)

Рішення

Кожна людина на засіданні матиме свою точку зору на те, що відбулося і що було вирішено. Записуючи ці рішення і публікуючи їх як частину протоколу, є офіційна версія рішення, якщо у майбутньому виникнуть розбіжності.

Створення протоколу може також привести до більшої ясності щодо того, що було вирішено. Щоб переконатися, що нотатки є точними, коли дискусія незрозуміла, секретар може задати такі питання, як "Отже, всі погоджуються з тим, що запуск продукту відбудеться в липні або серпні?" Це змушує всіх учасників залишити зустріч з таким самим розумінням.

Елементи дії

Запис узгоджених пунктів дії на засіданні особливо корисна для груп, які регулярно зустрічаються. Огляд елементів з попередніх зустрічей дозволяє легко дізнатися, що ще потрібно зробити. Це дає членам команди стимул виконувати свої завдання перед зустріччю.

Правові вимоги

У деяких випадках, наприклад, для засідань правління, протокол може бути вимогою статуту групи. Вони можуть вважатися юридичними документами для цілей, таких як податки та аудит. Ці компанії зазвичай мають секретаря, який відповідає за протоколи на всіх засіданнях.

Визначення секретаря

Оскільки важливі протоколи, кожна зустріч повинна мати певного секретаря. Створення повних нотаток, а також активне участь у зустрічі може бути складним завданням, тому найчастіше краще, якщо фасилітатор зустрічі вибере іншу особу для запису фактів. Цей працівник повинен чітко і лаконічно зауважити рішення, пункти дій та обговорення засідання. Дуже великі тексти можуть не читатися.

Стилі

Існують різні стилі для написання протоколів зустрічей. Для засідань Ради, де ці ролі є юридичними та офіційними документами, закони можуть диктувати, який тип інформації буде повідомлено у текстах. Деякі типи протоколів не фіксують обговорення, яке призвело до остаточного рішення щодо певного питання.

Проте, у ділових зустрічах або проектних групах зазвичай ефективніше записувати ключові моменти обговорення. Запис цих пунктів корисний людям, які не могли бути присутніми або бажали згадати те, що було обговорено раніше, щоб на наступній зустрічі не було витрачено часу.