Зміст
Ресепшн - це, як правило, перші люди, яких ви бачите при вході в офіс, що робить їх важливим представником компаній, в яких вони працюють, та інших професіоналів в офісі. Дотримання ділового етикету є важливою частиною роботи портьє, але численні зміни та думки, що становлять добрі манери, ускладнюють для адміністратора або керівника визначення належної поведінки.
Значимість
Важливість адміністратора як людини, яка створює перше враження абоненту та відвідувачам, важко переоцінити. Портьє з поганими манерами видає негативний тон перед зустріччю і не викликає довіри у потенційних клієнтів. З іншого боку, адміністратор, який дотримується етикету ділового середовища, дає сильне почуття професіоналізму та ефективності. Це не тільки покращує імідж компанії для сторонніх людей, але й допомагає іншим працівникам відчувати, що їх офіс є професійним місцем для роботи.
Типи
Портьє представляють своїх роботодавців різними способами. Відповіді на телефонні дзвінки та привітання відвідувачів - це два найпоширеніші завдання портьє, і обидва вимагають належного етикету. Політика компанії може вимагати від працівників реєстрації використовувати заздалегідь визначений сценарій на телефоні під час прийому дзвінків та контактів із різними типами клієнтів. В інших випадках адміністраторам дозволяється застосовувати власний розсуд при обробці питань взаємодії з клієнтами по-різному, але з відповідним рівнем офіційності та професіоналізму. Люди, які працюють в офісі, іноді передають адміністратору додаткові правила, наприклад, коли і як адміністратор може з ними зв’язатися.
Навчання
Хоча в деяких офісах портьє повинні мати диплом середньої школи чи коледжу, більша частина занять портьє з етикету проходить на роботі. Портьє можуть почати працювати в офісі на посаді, яка не потребує взаємодії, або як робота з введення даних, або як помічник в офісі. Увага до політики компанії та того, як поводяться портьє, може кваліфікувати нових співробітників на першу посаду портьє, що створить досвід, який може бути корисним у пошуку інших служб портьє.
Міркування
Кожна галузь та офіс мають свої правила етикету портьє. Деякі офіси вимагають офіційного одягу та режиму мовлення. Інші нав'язують більш невимушену форму етикету, щоб споживачі почувалися розслабленими та бажаними. Спілкування між новою портьє та її керівниками має важливе значення, щоб усі могли знати, що очікується. Як адміністратор, якщо ви не впевнені в етикеті тієї чи іншої ситуації, ввічливо вибачтеся та поцікавтеся у старшого керівника або портьє, як вам слід відповісти.
Поради
Незважаючи на те, що кожен офіс різний, працівники стійки реєстрації все одно можуть скористатися одними і тими ж порадами. Бути людиною, яка виконує багатозадачні роботи, важливо для хорошої роботи, але коли хтось заходить в офіс, важливо приділити йому всю свою увагу. Це означає призупинення дзвінків або їх швидке завершення, відкладання паперів і прямий контакт із очима. Робоча область портьє повинна бути безладною, щоб виглядати більш професійною, а також полегшувати виконання простих завдань, таких як пошук інформації та пропонування комусь ручки для заповнення форми. Нарешті, приводячи когось до офісу, портьє завжди повинен взяти на себе ініціативу, щоб запевнити гостя, що його присутність дозволено, і врятувати його від незручності, невідомо куди йти.
